Już niedługo w swoich firmach będą musieli wdrożyć Pracownicze Plany Kapitałowe najwięksi przedsiębiorcy zatrudniający minimum 250 pracowników. Dla nich to już ostatnie chwile, aby przygotować się do uruchomienia PPK. Program nakłada nowe obowiązki na pracodawcę. To na nim spoczywa zadanie znalezienia instytucji zarządzającej, podpisania umów i poinformowanie pracowników o zmianach związanych z PPK.
Pracownicze Plany Kapitałowe to nowa forma powszechnego oszczędzania na emeryturę. Środki będą gromadzone na kontach uczestników programu, a składki mają pochodzić od pracownika, pracodawcy oraz od państwa. Każdy uczestnik programu będzie mógł wypłacić pieniądze po ukończeniu 60. roku życia. Jednorazowo będzie można otrzymać 25% zgromadzonego kapitału, natomiast reszta zostanie podzielona na raty i będzie wypłacana co miesiąc przez 10 lat.
Największe firmy (250 pracowników) muszą wdrożyć Pracownicze Plany Kapitałowe już 1 lipca 2019 roku. Mniejsze podmioty, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników, muszą uruchomić PPK z dniem 1 stycznia 2020 roku. Pół roku później, 1 lipca 2020 roku, dołączą do nich pracodawcy, u których pracuje minimum 20 osób, a 1 stycznia 2021 roku - pozostałe firmy.
- Pracownicze Plany Kapitałowe powstały, aby zachęcić Polaków do długoterminowego, regularnego oszczędzania. Środki będą gromadzone co miesiąc do ukończenia przez pracownika 60 lat. Pieniądze zostaną wypłacone niezależnie od świadczenia emerytalnego ZUS – mówi ekspert portalu PPK.info.
Program ten jest odpowiedzią na potrzeby przyszłych emerytów i na coraz trudniejszą sytuację polskiego systemu emerytalnego. Udział w PPK będzie dobrowolny, jednak każdy aktywny zawodowo pracownik będzie do niego zapisywany automatycznie. Można jednak zrezygnować z uczestnictwa w programie po złożeniu odpowiedniej deklaracji – podkreśla ekspert PPK.info.
Wybór instytucji i podpisanie umowy
Pracodawca musi rozpocząć wdrażanie PPK od weryfikacji, ile osób rzeczywiście zechce pozostać w programie. W przypadku małych firm brak chętnych do uczestnictwa w Pracowniczych Planach Kapitałowych eliminuje konieczność wdrażania programu.Kolejny krok to wybór instytucji zarządzającej PPK. To jedna z ważniejszych decyzji, jaka spoczywa na pracodawcy. Wyselekcjonowany podmiot będzie zarządzał kontami oraz zgromadzonymi na nich pieniędzmi pracowników. Przy wyborze instytucji finansowej pracodawca ma obowiązek konsultowania się ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami osób zatrudnionych. Gdy nie uda mu się osiągnąć porozumienia z pracownikami, wtedy może dokonać wyboru samodzielnie miesiąc przed obowiązkową datą wdrożenia PPK.
Zarządzaniem i obsługą kont Pracowniczych Planów Kapitałowych będą mogły zajmować się tylko podmioty, które spełnią określone w ustawie warunki. Mogą to być tylko instytucje posiadające własny kapitał w wysokości co najmniej 25 000 000 zł, mające trzyletnie doświadczenie w zakresie zarządzania funduszami inwestycyjnymi i emerytalnymi oraz posiadające w swojej ofercie fundusze zdefiniowanej daty. Podmiotami uprawnionymi do oferowania PPK mogą być m.in. towarzystwa funduszy inwestycyjnych, powszechne towarzystwa emerytalne, pracownicze towarzystwa emerytalne oraz zakłady ubezpieczeń.
Po dokonaniu wyboru instytucji finansowej pracodawca musi podpisać z nią umowę o zarządzanie PPK oraz umowę o prowadzenie PPK. Obydwa dokumenty muszą zostać zawarte w imieniu i na rzecz pracowników. Dodatkowo do umowy należy dołączyć listę uczestników PPK. Jak wynika z ustawy, firmy zatrudniające co najmniej 250 pracowników muszą podpisać umowę o zarządzanie do 25 października 2019 roku, a porozumienie o prowadzenie PPK musi zostać zawarte do 12 listopada 2019 roku.
Wdrożenie administracyjne PPK
Obowiązkiem pracodawcy, wynikającym z ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych, jest zapewnienie pracownikom informacji oraz edukacji na temat programu PPK. Należy to zrealizować jeszcze przed wybraniem instytucji zarządzającej. Pracownicze Plany Kapitałowe to nowe rozwiązanie, w związku z tym osoby zatrudnione mogą nie wiedzieć, na czym polega ten system oszczędzania, ile będą wynosić składki oraz jak będą odprowadzane.Pracodawca musi także zapewnić pracownikom możliwość składania różnych dyspozycji w ramach uczestnictwa w PPK (np. wniosku o rezygnację, zmianę wysokości składki itp.).
Kolejny etap to odpowiednie przygotowanie systemu kadrowo-płacowego. Należy także zdecydować, kto będzie odpowiedzialny za prowadzenie i zarządzanie dokumentacją związaną z PPK. Ważne, aby zapewnić właściwy obieg informacji i dokumentów pomiędzy pracodawcą, pracownikiem a instytucja finansową.
Osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie PPK muszą także pilnowa
przestrzegania terminów wyznaczonych w ustawie o Pracowniczych Planach Kapitałowych. Niepodpisanie w odpowiednim czasie umowy o zarządzaniu może skończyć się karą grzywny w wysokości do 1,5% wartości funduszu wynagrodzeń. Natomiast opóźnienie w zawarciu kontraktu o prowadzenie PPK lub wpłacaniu składek jest zagrożone karą od tysiąca do nawet miliona złotych.
PPK to ambitny program długoterminowego oszczędzania. Najwięcej obowiązków związanych z jego wdrożeniem i funkcjonowaniem spadnie na pracodawcę oraz pracowników zatrudnionych w dziale kadrowo-płacowym. Wybór instytucji, podpisanie umów oraz systematyczne rozliczanie składek wiąże się również z zapewnieniem szkoleń pracownikom odpowiedzialnym za PPK w firmie. Warto zatem postawić na taką instytucję zarządzającą, która pomoże wdrożyć PPK, zapewni odpowiednie narzędzia informatyczne oraz edukację na temat programu.
