W codziennej pracy wykorzystujemy aktywnie różne systemy komputerowe. Prowadzenie biznesu i realizacja nawet najprostszych działań byłyby bez nich właściwie niemożliwe. Jednocześnie jednak często również one są przyczyną problemów i braku możliwości osiągnięcia oczekiwanej efektywności. Powodów może być przy tym mnóstwo: od niewłaściwie wybranych produktów przez kłopoty z integracją po błędne diagnozowanie punktów kryzysowych. Koniec końców rozwiązania, które mają zagwarantować sukces, generują dodatkowe problemy. Z tego powodu warto pomyśleć o systemach ERP, pozwalających na kompleksowe podejście do potrzeb firmy.
Systemy ERP – co to jest?
Na rynku rozwiązań informatycznych adresowanych do sektora biznesowego coraz większą popularność zdobywają systemy ERP. Nic w tym dziwnego. Ich rewolucyjność opiera się na spojrzeniu na firmę jako na jeden organizm złożony z różnych elementów. Celem staje się natomiast osiągnięcie efektu synergii, co nie jest możliwe przy zastosowaniu tradycyjnego oprogramowania. – Najlepsze systemy ERP pozwalają na automatyzację większości procesów i usprawnienie obiegu informacji oraz dokumentów – mówi Piotr Bargieł, ekspert firmy Kotrak, zajmującej się wdrażaniem systemów ERP oraz innych rozwiązań IT dla biznesu.
Systemy informatyczne ERP w firmie
Sama nazwa systemów ERP (ang. Enterprise Resource Planning, zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa) wskazuje na podstawowe kryterium ich działania: jest nim skupienie się na wszystkich zasobach, którymi dysponuje firma. Te natomiast są bardzo zróżnicowane – należą do nich, obok posiadanych ruchomości i nieruchomości, również zatrudnione talenty, struktury, a przede wszystkim informacje, które same w sobie są sercem współczesnego biznesu. Systemy ERP pozwalają na ich efektywne wykorzystanie oraz wyeliminowanie problemów, które zwykle pojawiają się w rozrastających się organizacjach.
Odpowiedni workflow to podstawa
Kluczowe znaczenie dla każdego przedsiębiorstwa – niezależnie od jego rozmiaru i branży, w której działa – posiada kwestia wykorzystania mocy przerobowych i wsparcia pracowników w wykonywaniu codziennych obowiązków. Czynnik workflow, czyli przepływ pracy, choć często pomijany, w rzeczywistości przekłada się bezpośrednio na efektywność podejmowanych działań nie tylko w skali konkretnego stanowiska czy działu, ale również całego przedsiębiorstwa. Jednocześnie najpopularniejsze systemy ERP nie zawsze sprawdzą się we wszystkich typach organizacji, zwłaszcza tych, które ze względu na profil działalności muszą mierzyć się ze szczególnymi wyzwaniami czy problemami. W wielu przypadkach najlepsze rezultaty uda się osiągnąć dzięki oprogramowaniu dedykowanemu.
Integracja między działami
Ważną cechą systemów ERP jest modułowa budowa. Dzięki temu możliwe staje się wdrożenie oprogramowania w konkretnych działach, a następnie połączenie ich w ramach jednej struktury. Umożliwia to zautomatyzowanie większości procesów i usprawnienie obiegu dokumentów. Ujednolicony system, korzystający z centralnych baz danych, gwarantuje pracownikom dostęp do aktualnych informacji. Przekłada się także na jeszcze łatwiejsze i bardziej efektywne sprawowanie kontroli. Kadry zarządzające mogą w czasie rzeczywistym nadzorować realizację procesów, często w tym celu możliwe jest również korzystanie z różnorodnych platform, w tym m.in. telefonów komórkowych czy tabletów. Systemy informatyczne ERP mogą przy tym współpracować z rozwiązaniami Business Intelligence. Pozwoli to na łatwe analizowanie wielu aspektów funkcjonowania firmy, wyciąganie właściwych wniosków i podejmowanie odpowiednich decyzji biznesowych.
