Od przyszłego roku zmieniają się przepisy i pracodawcy będą musieli przechowywać akta pracowników tylko przez 10, a nie przez 50 lat jak było do tej pory. Wymaga to jednak pewnego dostosowania.
To spora korzyść dla pracodawców, bo skrócenie obowiązku przechowywania akt osobowych pracowników o 40 lat to spore ułatwienie.
- Najpierw jednak trzeba dostosować do nich programy kadrowo- płacowe. Jeśli przedsiębiorca lub biuro rachunkowe działające w jego imieniu, korzysta z programu kadrowo-płacowego, który nie rejestruje danych wymaganych przepisami wchodzącymi w życie już 1 stycznia 2019 r. powinni jak najszybciej zaktualizować oprogramowanie - ostrzega Piotr Olewiński Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS województwa mazowieckiego. - Uwaga ta jest również wskazaniem dla producentów oprogramowania kadrowo-płacowego, z którego korzystają polscy przedsiębiorcy.
Zmiany dotyczą pracowników nowo zatrudnianych. Jest to związane z nowym zakresem danych, które pracodawcy będą przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jeśli pracodawca zechce skrócić okres przechowywania akt pracowniczych za osoby zatrudnione między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., musi przekazać do ZUS oświadczenie w tej sprawie na druku ZUS OSW wraz z raportami informacyjnymi (ZUS RIA).
- Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno- rentowych oraz ich wysokości. Dodatkowo zakład dostosował formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy - mówi Olewiński.
Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał do ZUS informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.