Rejestracja firmy lub filii w UE - kluczowe wskazówki - LFTAdvisor

Agressive wojna Rosji przeciwko Ukrainie przyspieszyła proces ekspansji ukraińskiego biznesu do UE. Jednym z pierwszych zadań, które trzeba rozwiązać, jest założenie obecności w UE. Zasadniczo istnieją dwie modele obecności:

• Założenie nowej firmy.

Każdy z tych modeli ma swoje zalety i specyfikę. Przyjrzyjmy się 8 kluczowym wskazówkom, które ułatwią rejestrację firmy za granicą.

1. Istota

Założenie nowej firmy wiąże się z pełnym oddzieleniem ukraińskiej części działalności. Ukraińska firma lub jej akcjonariusze mogą zostać założycielami firmy w UE. Założyciele nowej firmy w UE będą ponosić odpowiedzialność do wysokości swoich wkładów, jednak prawnie będą to dwie odrębne firmy.

Filii zaś zakłada się oddzielną jednostkę w UE, która nie jest prawnie oddzielona od ukraińskiej firmy macierzystej, przejmuje prawa i obowiązki, ale posiada pewną autonomię.

2. Formy

 Prawne firmy Każdy kraj UE ma własne formy prawne dla przedsiębiorstw, jednak najczęściej spotykaną formą jest odpowiednik naszej spółki z o.o. W różnych krajach ma ona różne nazwy.

Zgodnie z lokalnymi wymaganiami regulacyjnymi, niektóre rodzaje działalności mogą wymagać rejestracji w określonej formie prawnej (np. spółka akcyjna).

Filii zakładają się jako stała reprezentacja w UE, poprzez osobną procedurę. Filii, podobnie jak spółki z o.o., rejestrują się w lokalnych rejestrach i otrzymują numery identyfikacyjne.

3. Kapitał zakładowy

Spółka z o.o. ma minimalny wymagany kapitał zakładowy, który należy uiścić przy rejestracji lub w określonym terminie. Na przykład w Słowacji wynosi on 5000 euro i jest płatny przed rejestracją, a na Węgrzech 8000 euro, które muszą zostać opłacone w ciągu dwóch lat.

Dla filii nie ma wymogu minimalnego kapitału zakładowego, dlatego wysokość początkowego finansowania zależy od specyfiki biznesu i jego potrzeb.

4. Zarządzanie

Spółka z o.o. pozwala na stworzenie wielopoziomowej struktury zarządzania z CEO, radą nadzorczą i podziałem kompetencji między nimi oraz odpowiedzialnością.

Filią zarządza wyznaczony menedżer lub kilku menedżerów, którzy podlegają firmie macierzystej. W niektórych branżach regulowanych (np. finansowej) wymagane są określone kompetencje zarządzających oraz innych pracowników.

5. Finansowanie działalności i przyszła sprzedaż

 Dla spółki z o.o. dostępne są wszystkie mechanizmy finansowania:

• Kapitał zakładowy,

Filią finansuje firma macierzysta, co nie może być traktowane jako pożyczka.

Jeśli w przyszłości trzeba będzie pozyskać nowego inwestora lub sprzedać spółkę osobom trzecim, założyciele mogą łatwo sprzedać swoje akcje lub wyemitować nowe akcje dla inwestora. W przypadku filii taka możliwość nie istnieje, ponieważ nie jest ona osobnym podmiotem prawnym — jedyną opcją jest sprzedaż aktywów, co nie zawsze jest atrakcyjne dla inwestorów.

6. Proces rejestracji

Aby zarejestrować spółkę z o.o., należy przygotować standardowy zestaw dokumentów (może się różnić w zależności od kraju):

• Decyzję o założeniu firmy,

Dla filii należy przygotować statut działalności, decyzję o otwarciu filii, dokumenty założycielskie firmy macierzystej oraz formularze rejestracyjne. Proces rejestracji zwykle trwa do 2 tygodni od momentu złożenia dokumentów.

Większość krajów UE wymaga osobistego złożenia dokumentów w lokalnych rejestrach lub ich podpisania u lokalnego notariusza. W takim przypadku warto skorzystać z usług lokalnych prawników, którzy na podstawie pełnomocnictwa będą reprezentować firmę. W niektórych krajach, jak Polska, możliwa jest rejestracja zdalna, jeśli posiadasz lokalny podpis elektroniczny.

7. Lokalizacja

Aby zarejestrować spółkę z o.o. lub filię, należy mieć adres siedziby w kraju UE. W tym celu należy wcześniej wynająć lokal, który będzie wykorzystywany w działalności, oraz podpisać umowę najmu.

Jeśli zależy ci na szybkim założeniu firmy, a odpowiedni lokal jeszcze nie został znaleziony, można skorzystać z usługi wynajmu adresu prawnego (tzw. usługa skrzynki pocztowej).

8. Otwarcie konta bankowego

Kolejnym krokiem po rejestracji firmy jest otwarcie lokalnego konta bankowego. Jest to najtrudniejszy etap całego procesu zakładania firmy w UE. Zagraniczne banki są znane z rygorystycznego przestrzegania procedur zgodności, co objawia się w żądaniu wielu dokumentów dotyczących właścicieli i wyjaśnieniem pochodzenia środków. W trakcie procesu należy utrzymywać stały kontakt z bankiem, odpowiadając na liczne zapytania.