Dlaczego rozproszone informacje utrudniają prowadzenie spraw?
Część danych może znajdować się w wiadomościach e-mail, część na dysku sieciowym, a pozostałe informacje w arkuszu lub papierowej dokumentacji. Taki model bywa wystarczający przy niewielkiej liczbie postępowań. Wraz ze wzrostem portfela wierzytelności coraz trudniej jednak ustalić, która wersja dokumentu jest aktualna, kto ostatnio kontaktował się z dłużnikiem i jakie czynności powinny zostać wykonane w następnej kolejności. Problem dotyczy również zastępstw oraz przekazywania spraw pomiędzy pracownikami. Gdy historia obsługi nie jest zapisywana według jednego schematu, nowa osoba musi odtwarzać przebieg działań na podstawie rozproszonych plików i korespondencji. Wydłuża to wdrożenie w sprawę, a ważna informacja przekazana wcześniej telefonicznie może zostać pominięta.
Jedna karta sprawy zapewnia czytelniejszą historię działań
Centralna karta sprawy powinna łączyć dane wierzyciela i dłużnika, wysokość należności, dokumenty źródłowe, terminy oraz historię wykonanych czynności. Pracownik może wtedy sprawdzić w jednym miejscu, czy wysłano wezwanie, odnotowano wpłatę, zawarto porozumienie albo przygotowano dokumenty potrzebne na kolejnym etapie postępowania. Informacje o oprogramowaniu wspierającym taki sposób organizacji pracy można znaleźć na stronie https://smartdebt.pl/. SmartDebt umożliwia tworzenie bazy klientów, przypisywanie danych i dokumentów do prowadzonych spraw oraz koordynowanie działań obejmujących windykację polubowną, postępowanie sądowe i egzekucyjne. Zgromadzenie historii w jednym systemie nie zwalnia z obowiązku jej starannego uzupełniania, ale ułatwia zachowanie jednolitego sposobu pracy.
Jak automatyzacja wspiera obsługę powtarzalnych czynności?
W procesie windykacji wiele działań opiera się na ustalonych terminach i powtarzalnych schematach. Dotyczy to między innymi tworzenia dokumentów na podstawie danych sprawy, rejestrowania korespondencji czy przekazywania postępowania do kolejnego etapu. Ręczne przepisywanie tych samych informacji zabiera czas i może prowadzić do literówek, błędnego przypisania kwoty albo użycia nieaktualnego wzoru pisma. Automatyzacja pozwala ograniczyć liczbę operacji wykonywanych mechanicznie. Nie oznacza jednak całkowitego wyłączenia kontroli pracownika. Dokument powinien zostać zweryfikowany przed wysłaniem, a przejście do następnego etapu musi uwzględniać rzeczywisty stan sprawy. System wspiera więc realizację ustalonego procesu, natomiast decyzje wymagające oceny prawnej lub biznesowej nadal należą do odpowiedzialnej osoby.
Dostęp do danych powinien zależeć od roli pracownika
Dokumentacja windykacyjna może zawierać dane osobowe, informacje finansowe i treści objęte poufnością. Z tego powodu nie każdy użytkownik powinien mieć identyczne uprawnienia. Zakres dostępu należy dopasować do wykonywanych zadań, tak aby pracownik widział informacje potrzebne do obsługi sprawy, ale nie otrzymywał nieuzasadnionego dostępu do pozostałych danych. Istotne są również możliwość identyfikacji osoby wykonującej określoną czynność, kontrola zmian oraz odpowiednie zabezpieczenie przechowywanych informacji. Samo wdrożenie programu nie rozwiązuje wszystkich zagadnień związanych z bezpieczeństwem. Potrzebne pozostają właściwe procedury, zarządzanie kontami, szkolenie użytkowników i regularne aktualizowanie stosowanych rozwiązań. SmartDebt jest autorskim programem opracowanym przez specjalistów z TALPA SOFT SP. Z O. O. Zespół tworzą między innymi programiści, analitycy systemowi, specjaliści baz danych oraz pracownicy wsparcia. Połączenie kompetencji technologicznych ze znajomością procesów windykacyjnych pozwala rozwijać system z uwzględnieniem sposobu pracy kancelarii, firm zarządzających wierzytelnościami i departamentów prawnych.
Od czego rozpocząć porządkowanie dokumentacji?
Przed wyborem narzędzia warto opisać obecny obieg informacji. Trzeba ustalić, skąd pochodzą dane, kto je wprowadza, w jaki sposób pracownicy przekazują sobie sprawy oraz na których etapach najczęściej pojawiają się opóźnienia. Pozwala to odróżnić problemy wynikające z ograniczeń używanego oprogramowania od tych, których przyczyną są niespójne procedury.Następnym krokiem może być uporządkowanie wzorów dokumentów, ujednolicenie nazw statusów i określenie zakresów odpowiedzialności. Dopiero na tej podstawie warto konfigurować automatyzacje oraz uprawnienia. Dobrze zorganizowany system nie powinien jedynie przenosić dotychczasowego chaosu do wersji cyfrowej. Jego zadaniem jest stworzenie przejrzystego środowiska, w którym historia sprawy pozostaje kompletna, aktualna i dostępna dla uprawnionych osób.
