Reforma nie oznacza jednak wyłącznie zaostrzenia przepisów. Ustawodawca przewidział także okres przejściowy, który pozwala przedsiębiorcom dobrowolnie poprawić nieprawidłowo zawarte umowy i uniknąć odpowiedzialności za określone wykroczenia.
Nowe przepisy PIP obowiązują od 8 lipca
Zmiany wynikają z ustawy z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw. Akt został opublikowany 7 kwietnia, a większość nowych regulacji weszła w życie trzy miesiące później – 8 lipca.
Reforma zmienia nie tylko zakres kompetencji inspektorów, ale również sposób prowadzenia kontroli. PIP ma dziś znacznie większe możliwości analizowania danych, pozyskiwania informacji od innych instytucji i sprawdzania przedsiębiorców bez konieczności wielodniowej obecności w ich siedzibach.
Umowy B2B i zlecenia mogą zostać zakwestionowane
Największe zainteresowanie wzbudziły przepisy dotyczące umów cywilnoprawnych oraz współpracy w modelu B2B.
Nowelizacja nie zmienia definicji stosunku pracy. Nadal decydują przepisy art. 22 Kodeksu pracy, a nie nazwa podpisanej umowy. Jeżeli wykonywanie obowiązków w praktyce odpowiada zatrudnieniu na etacie, inspekcja może zakwestionować zastosowaną formę współpracy.
Znaczenie mają przede wszystkim takie elementy jak wykonywanie pracy osobiście, odpłatnie, pod kierownictwem pracodawcy oraz w wyznaczonym miejscu i czasie. Inspektorzy będą analizować również możliwość korzystania z podwykonawców, stopień samodzielności wykonawcy czy to, kto ponosi ryzyko prowadzenia działalności.
Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że samo korzystanie z kontraktów B2B pozostaje legalne. Problemy pojawiają się dopiero wtedy, gdy forma umowy nie odpowiada rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy.
Kontrole nie tylko po skardze pracownika
Nowe przepisy zmieniają także sposób wybierania firm do kontroli.
PIP zapowiada znacznie szersze wykorzystywanie analizy ryzyka. Oznacza to, że przedsiębiorstwo może zostać wytypowane nie tylko po zgłoszeniu pracownika, ale również na podstawie danych z innych instytucji oraz wyników analiz prowadzonych przez inspekcję.
Brak skargi nie oznacza już więc, że firma nie zostanie skontrolowana.
Szczególne znaczenie ma wymiana informacji pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajową Administracją Skarbową. PIP może korzystać z danych ZUS niezbędnych do wykonywania swoich zadań, a informacje ustalone podczas kontroli mogą być przekazywane również do innych instytucji.
Jak zwraca uwagę adw. Katarzyna Zielezińska-Pierzynka z SDZLEGAL Schindhelm Kancelarii Prawnej Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy, skutki kontroli mogą w rezultacie wykraczać poza samo prawo pracy. Zakwestionowanie sposobu zatrudnienia może doprowadzić do zainteresowania rozliczeniami składkowymi i podatkowymi.
W praktyce oznacza to możliwość równoległych postępowań dotyczących składek ZUS, podatków oraz innych obowiązków publicznoprawnych.
Inspektor może wydać decyzję o istnieniu stosunku pracy
Jedną z najważniejszych zmian jest możliwość wydania przez okręgowego inspektora pracy decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy.
Nie oznacza to jednak automatycznego przekształcania każdej umowy cywilnoprawnej w etat. Każda sprawa ma być oceniana indywidualnie, z uwzględnieniem rzeczywistych warunków wykonywania obowiązków.
Inspektorzy będą analizować m.in. to, kto ustala miejsce i godziny pracy, kto wydaje polecenia, czy wykonawca może odmówić realizacji zlecenia, korzystać z zastępcy lub podwykonawcy oraz czy ponosi rzeczywiste ryzyko gospodarcze.
Najważniejsze pozostaje to, jak współpraca wygląda w praktyce, a nie to, co zapisano w umowie.
Najpierw możliwość poprawy, potem decyzja
Nowelizacja przewiduje także mechanizm pozwalający przedsiębiorcy samodzielnie usunąć nieprawidłowości.
Jeżeli inspektor uzna, że sposób wykonywania pracy wskazuje na istnienie stosunku pracy, może rozpocząć procedurę prowadzącą do doprowadzenia relacji do zgodności z przepisami.
Dopiero brak reakcji może skutkować wydaniem decyzji przez okręgowego inspektora pracy albo skierowaniem sprawy do sądu.
PIP nadal może również występować do sądu z powództwem o ustalenie istnienia stosunku pracy lub przystąpić do już toczącego się postępowania za zgodą powoda.
Kontrole obejmą także starsze umowy
Nowe przepisy mają zastosowanie nie tylko do kontraktów zawieranych po 8 lipca 2026 roku.
Kontrolowane mogą być również umowy podpisane wcześniej, jeśli nadal obowiązywały w dniu wejścia reformy w życie.
Oznacza to, że wieloletni model współpracy oraz brak wcześniejszych zastrzeżeń ze strony inspekcji nie wykluczają kontroli według nowych zasad.
Kontrole PIP także przez internet
Nowelizacja umożliwia prowadzenie części czynności kontrolnych zdalnie.
Inspektor może żądać elektronicznego przekazania dokumentów, korzystać ze środków komunikacji online, przeprowadzać przesłuchania czy analizować dokumentację bez konieczności wizyty w firmie.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność utrzymywania uporządkowanej dokumentacji elektronicznej. Problemem może być nie tylko brak wymaganych dokumentów, ale także trudności z ich szybkim odnalezieniem lub rozbieżności pomiędzy dokumentacją a rzeczywistą organizacją pracy.
Większa wymiana danych między PIP, ZUS i KAS
Jednym z filarów reformy jest szersze wykorzystywanie danych znajdujących się w publicznych rejestrach.
Informacje dotyczące zatrudnienia, zgłoszeń do ubezpieczeń czy wyników kontroli mogą być wykorzystywane przez różne instytucje w granicach ich ustawowych kompetencji.
W praktyce zakwestionowanie fikcyjnego samozatrudnienia może oznaczać nie tylko zmianę formy zatrudnienia, ale również konieczność uregulowania zaległych składek, odsetek oraz wcześniejszych rozliczeń.
Nowa interpretacja indywidualna dla przedsiębiorców
Reforma wprowadza również rozwiązanie, które ma pomóc przedsiębiorcom ograniczyć ryzyko przed kontrolą.
Pracodawca może wystąpić do Głównego Inspektora Pracy o interpretację indywidualną dotyczącą tego, czy planowany lub istniejący model współpracy spełnia przesłanki stosunku pracy.
We wniosku należy szczegółowo opisać stan faktyczny lub planowaną współpracę oraz przedstawić własne stanowisko.
Jeżeli przedsiębiorca zastosuje się do wydanej interpretacji, korzysta z ochrony przed sankcjami w zakresie objętym jej treścią. Stanowisko jest natomiast wiążące dla organów Państwowej Inspekcji Pracy.
Interpretacja nie zostanie jednak wydana, jeżeli dana sprawa jest już przedmiotem postępowania prowadzonego przez PIP lub ZUS. Dokument trafia również do ZUS i KAS.
Kary wzrosły nawet do 90 tys. zł
Od 8 lipca 2026 r. obowiązują wyższe grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracowników.
W wielu przypadkach sankcje wzrosły z dotychczasowych 1–30 tys. zł do 2–60 tys. zł. Dotyczy to m.in. zawierania umów cywilnoprawnych w sytuacji, gdy zgodnie z przepisami powinna zostać zawarta umowa o pracę.
Często pojawiająca się w mediach kwota 90 tys. zł nie dotyczy jednak wszystkich pracodawców. Maksymalna kara w tej wysokości odnosi się do szczególnych naruszeń związanych z zatrudnianiem pracowników będących dłużnikami alimentacyjnymi oraz obowiązkami dotyczącymi egzekucji świadczeń alimentacyjnych.
W najpoważniejszych przypadkach inspektor może również zawiadomić organy ścigania o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.
Jest rok na poprawienie nieprawidłowych umów
Przepisy przewidują również ważny okres ochronny dla przedsiębiorców.
Firmy, które przed 8 lipca 2026 r. zawarły umowy cywilnoprawne w warunkach odpowiadających stosunkowi pracy, mają 12 miesięcy na dobrowolne zawarcie umowy o pracę i uporządkowanie sytuacji.
Termin upływa 8 lipca 2027 roku.
Skorzystanie z tego rozwiązania pozwala uniknąć odpowiedzialności za konkretne wykroczenie związane z zawarciem niewłaściwej umowy. Nie oznacza jednak zwolnienia z odpowiedzialności za inne ewentualne naruszenia przepisów.
Nowy szef PIP będzie wdrażał reformę
Od 3 lipca 2026 r. funkcję Głównego Inspektora Pracy pełni Janusz Krasoń, który zastąpił Marcina Staneckiego.
Pierwsze miesiące obowiązywania nowych regulacji pokażą, jak w praktyce wykorzystywane będą rozszerzone uprawnienia inspektorów. Już dziś widać jednak kierunek zmian – większy nacisk na analizę danych, współpracę między urzędami oraz ocenę rzeczywistego sposobu wykonywania pracy zamiast samej nazwy podpisanej umowy.
Komentarze (0)