Archiwizacja dokumentów — dlaczego jest tak ważna?
Zacznijmy od zwykłych, bieżących powodów. Spora część dokumentów jest w codziennym obiegu, ale wśród nich są również te, które należy już zarchiwizować. Ich rozróżnienie i rozdzielenie jest więc niezwykle istotne dla zachowania płynności w funkcjonowaniu Twojej firmy. Dzięki dobrze zorganizowanemu archiwum pracownicy nie tracą cennego czasu na poszukiwanie potrzebnych dokumentów.Kolejną istotną kwestią są obowiązujące Twoją firmę przepisy prawa. Jednym z nich jest RODO, które obowiązuje na terenie całej Unii Europejskiej, a do jego respektowania zobligowane są wszystkie kraje członkowskie. Złe przechowywanie dokumentów firmowych może skutkować dostaniem się ich w niepowołane ręce i wyciekiem danych osobowych. To z kolei może zakończyć się różnego rodzaju nadużyciami, za które konsekwencje poniesiesz Ty i Twoja firma.
Ostatni powód, o którym chcemy Ci dziś opowiedzieć, także związany jest z prawem. Tym razem chodzi jednak o regulowane przepisami krajowymi terminy przechowywania dokumentacji. Przykładowo faktury należy przechowywać przez okres 5 lat od zakończenia roku rozliczeniowego, w którym zostały wystawione. W praktyce daje to zatem ok. 6 lat. Taki dokument, mimo iż spełnił już swoje zadanie operacyjne, musi więc, jak widzisz, długo jeszcze być częścią Twojej firmy. Gdyby przez ponad 5 lat od momentu rozliczenia taka faktura nadal zalegała w biurku Twojego pracownika, z biegiem czasu (i pojawianiem się kolejnych dokumentów) zrobiłby się z tego ogromny chaos.
Archiwizacja dokumentów — najlepszy sposób na firmowy chaos
Najlepszym poskramiaczem firmowego chaosu w danych jest archiwizacja dokumentów. To skuteczna odpowiedź na wszystkie wymienione przez nas potrzeby — ułatwienie codziennej pracy, zachowanie porządku i zarządzanie danymi zgodnie z obowiązującym prawem.Stworzenie skutecznego archiwum dokumentów rozpoczyna się od katalogowania dokumentów. Klucz może być tutaj różny, w zależności od wielkości Twojej firmy. Dokumenty mogą być katalogowane według działów, rodzajów spraw, lat ich wystawienia i obowiązującego okresu ich przechowywania.
Archiwum powinno być przechowywane nie tylko w biurowych segregatorach, ale przede wszystkim w pomieszczeniu, do którego dostęp będą miały tylko upoważnione osoby. Doskonale sprawdzą się tu także specjalne pudła do archiwizacji, pancerne szafy i inne dedykowane archiwizacji dokumentów meble.
Do pewnego poziomu rozwoju firmy jesteś w stanie zorganizować dobrze funkcjonujące archiwum na własną rękę. Jednak im bardziej rozwija się firma, tym jej potrzeby przechowywania dokumentów stają się większe.
Dobrze jest wówczas zlecić archiwizację dokumentów firmowych zewnętrznej firmie, która przygotowana jest na przechowywanie ogromnych ilości danych. Wyspecjalizowana firma dysponuje odpowiednimi warunkami, które zabezpieczają dokumenty przed wyciekiem danych, utratą bądź zniszczeniem. Dodatkowo skorzystać możesz z opcji digitalizacji dokumentów, a więc ich zamianie z formy fizycznej na cyfrową.
Chaos w dokumentach nie ogarnie się sam. Kluczowe jest sprawnie funkcjonujące archiwum dokumentów. Jeśli zależy Ci na prężnym zorganizowaniu przestrzeni na dokumenty Twojej firmy, koniecznie rozważ oddelegowanie tego zadania zewnętrznemu usługodawcy.
