Efektywna archiwizacja podstawą działania
Trudno mówić o sprawnym niszczeniu masowym dokumentów, jeśli procedura archiwizacji w firmie nie funkcjonuje tak, jak powinna. Jeśli dokumentacja segregowana i przechowywana jest według określonego schematu, to znacznie łatwiej się wśród niej odnaleźć. Tymczasem w wielu przedsiębiorstwach archiwa są nieuporządkowane, przez co często przechowuje się w nich przeterminowane dokumenty. Efektywna, sprawna archiwizacja to pierwszy krok do szybkiej utylizacji papierów i nośników danych. W przypadku problemów warto poszukać wsparcia u profesjonalistów, z których ofertą można się zapoznać na stronie: https://www.rhenus-office.pl/. Współpraca z podmiotem zewnętrznym to szansa na uporządkowanie archiwum, a także wypracowanie procedur sprawnej utylizacji nośników danych.
Jak niszczyć dokumenty w dużych firmach?
Tam, gdzie dokumentów jest naprawdę sporo, najlepiej przyjąć konkretną metodologię. W wielu miejscach praktykuje się segregację dokumentów na te, które zawierają dane chronione prawnie i pozostałe, na przykład broszury informacyjne czy ulotki. Papiery z pierwszej kategorii należy niszczyć, przestrzegając przepisów RODO i norm międzynarodowych. Bardzo istotna jest regularność - z nagromadzonymi, przeterminowanymi dokumentami zdecydowanie trudniej sobie poradzić.
Niszczenie nośników danych
Głównym nośnikiem danym powoli przestaje być papier. Jego miejsce zajmują serwery i sprzęty elektroniczne, które są w stanie pomieścić sporo dokumentów w wersji cyfrowej. Niszczenie nośników musi odbywać się w sposób, który uniemożliwi późniejsze odzyskanie danych. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/plock/. Jednym z ważniejszych elementów jest demagnetyzacja, Jak wykazują badania, samo formatowanie nie wystarczy, aby całkowicie pozbyć się informacji znajdujących się na dysku.
Jak poradzić sobie z dokumentami w dużej firmie?
Praca z dużą ilością dokumentów stanowi ogromne wyzwanie organizacyjne i logistyczne, dlatego warto wprowadzić stopniową ich cyfryzację. W tym celu należy:
- zainwestować w program do elektronicznego obiegu dokumentów,
Cyfryzacja znacznie ułatwia niszczenie dokumentów, ponieważ wiele ich rodzajów może zostać zebranych w jednym miejscu. W dużych firmach jest to o tyle istotne, że spora ilość dokumentacji w formie papierowej pochłania mnóstwo miejsca, a zarządzanie nią to zadanie dla co najmniej jednej osoby zatrudnionej w pełnym wymiarze godzin. Niszczenie dokumentów w firmie o dużym potencjale rozwojowym powinno więc być procedurą ograniczoną do niezbędnego minimum tak, aby móc skupić się na kwestiach merytorycznych, a nie obowiązkach administracyjnych.
Komentarze (0)
Wysyłając komentarz akceptujesz regulamin serwisu. Zgodnie z art. 24 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o ochronie danych osobowych, podanie danych jest dobrowolne, Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych i ich poprawiania. Jak to zrobić dowiesz się w zakładce polityka prywatności.