Wzrost liczby inspekcji oraz ich rosnąca skuteczność powodują, że przedsiębiorcy częściej niż dotąd stają w obliczu konsekwencji nieprawidłowości. W tych warunkach zachowanie zgodności z przepisami staje się nie tylko kwestią organizacyjną, ale także jednym z kluczowych elementów bezpieczeństwa finansowego firm.
Dynamiczny wzrost liczby kontroli ZUS i skuteczność działań
Statystyki pokazują, że nadzór nad płatnikami składek nabrał dużego tempa. Po dwóch latach stabilizacji, kiedy liczba kontroli wynosiła około 27 tysięcy rocznie, kolejny rok przyniósł znaczący skok – do ponad 29,5 tysiąca inspekcji. Dynamika z ostatniego pięcioletniego okresu wyniosła średnio 25 procent rocznie, co potwierdza, że działania kontrolne przybierają na intensywności.
Najbardziej widoczne są jednak efekty tych inspekcji. Liczba stwierdzonych naruszeń przekroczyła 27 tysięcy, czyli niemal trzykrotnie więcej niż jeszcze kilka lat temu. Odsetek kontroli zakończonych stwierdzeniem błędów przekracza 90 procent, podczas gdy wcześniej oscylował wokół 75 procent. To jednoznacznie wskazuje, że narzędzia typowania podmiotów stają się coraz bardziej precyzyjne.
Kontrole ZUS i analiza ryzyka – strategia ukierunkowana na skuteczność
Podstawą wyboru firm do weryfikacji jest dziś szeroko zakrojona analiza ryzyka. Inspektorzy kierują swoją uwagę tam, gdzie potencjalne naruszenia pojawiają się najczęściej. Zastosowanie modeli predykcyjnych, porównywanie danych wieloletnich i obserwacja schematów zachowań sprawiają, że kontrole przestają mieć charakter przypadkowy.
To podejście znacząco podniosło skuteczność systemu nadzoru. Dzięki analizie ryzyka możliwe jest wskazanie grup, w których występowanie błędów jest szczególnie prawdopodobne – od umów cywilnoprawnych, przez świadczenia pozapłacowe, po delegacje zagraniczne. Inspektorzy wchodzą więc do przedsiębiorstw z konkretnymi pytaniami i przygotowanym obrazem potencjalnych nieprawidłowości.
Branże najczęściej objęte kontrolą – edukacja oraz handel detaliczny
Najwięcej kontroli dotyczy przedsiębiorstw działających w sektorze edukacji lub handlu detalicznego, z wyłączeniem sprzedaży pojazdów. Dane pokazują, że średnio na jednego kontrolowanego pracodawcę przypadało od 60 do 100 ubezpieczonych, a ostatnio około 68 osób.
W 2021 roku największą liczbę inspekcji odnotowano w branży handlu hurtowego i detalicznego ogółem. Sektory te cechują się dużą rotacją pracowników i częstym stosowaniem elastycznych form zatrudnienia, co sprzyja pojawianiu się błędów w dokumentacji ubezpieczeniowej.
Kogo najczęściej sprawdzają? Małe firmy pod największą presją
Analiza danych jednoznacznie wskazuje, że najczęściej kontrolowane są mikro- i małe przedsiębiorstwa – stanowią niemal 75 procent wszystkich inspekcji. Kolejne 20 procent przypada na firmy średnie, a podmioty duże to zaledwie kilka procent.
Najmniejsze firmy rzadziej posiadają rozbudowane działy kadrowe, co wiąże się z większym ryzykiem przeoczeń, błędów proceduralnych czy nieścisłości w rozliczaniu umów. To właśnie w tej grupie stwierdzane są najczęściej nieprawidłowości związane z dokumentacją i zgłoszeniami ubezpieczeniowymi.
Krótszy czas kontroli ZUS, ale większa precyzja przygotowania
Choć liczba kontroli rośnie, czas ich trwania pozostaje stosunkowo krótki. Standardowa inspekcja zamyka się w około siedmiu dniach kalendarzowych. W czasie pandemii okres ten skrócił się do pięciu dni, ale już kolejne lata przyniosły powrót do wcześnich standardów.
Skrócenie czasu nie oznacza spłycenia działań. Wręcz przeciwnie – dzięki dogłębnej analizie danych jeszcze przed rozpoczęciem czynności w siedzibie firmy inspektorzy realizują swoje zadania szybciej i bardziej precyzyjnie. Wiedzą dokładnie, które obszary wymagają szczegółowej weryfikacji.
Nowoczesna analityka – ZUS korzysta z internetu i mediów społecznościowych
Nowym trendem w nadzorze jest wykorzystywanie danych pochodzących z ogólnodostępnych źródeł internetowych. Obejmuje to portale z ofertami zatrudnienia oraz media społecznościowe. Informacje publikowane przez firmy lub kandydatów mogą stanowić istotne wskazówki dotyczące sposobu organizacji pracy i prawidłowości stosowanych form zatrudnienia.
Jak zaznacza Anna Szczepska, senior menedżer w Grand Thornton: – ZUS coraz częściej wykorzystuje dane z wielu źródeł – w tym z portali z ofertami pracy czy mediów społecznościowych – by typować podmioty do weryfikacji. Najczęściej kontrolowane obszary to: umowy cywilnoprawne, podróże służbowe, oddelegowania oraz świadczenia pozapłacowe [...] Zmiana strategii ZUS – z kontroli losowych na analityczne i celowane – wymaga od pracodawców znacznie większej dbałości o zgodność procesów kadrowo-płacowych z przepisami. Regularne audyty wewnętrzne stają się kluczowym narzędziem minimalizującym ryzyko korekt, sankcji oraz utraty zaufania ze strony pracowników i współpracowników.
Najczęstsze źródła błędów – powtarzalne problemy w dokumentacji
Kontrole wskazują na powtarzalny zestaw naruszeń. Najczęściej dotyczą one:
- niewłaściwego stosowania umów cywilnoprawnych,
- błędów w rozliczaniu podróży służbowych,
- nieprawidłowości w oddelegowaniach,
- świadczeń pozapłacowych podlegających oskładkowaniu,
- zgłoszeń i wyrejestrowań zatrudnionych,
- niezgodności w rozliczeniach współpracy z osobami fizycznymi.
To właśnie te obszary stanowią największe ryzyko i generują najwięcej koniecznych korekt w dokumentacji firmowej.
Eksperci ostrzegają: kontrole to realne ryzyko biznesowe
Łukasz Boszko, menedżer w Grand Thornton, zwraca uwagę na konieczność zmiany podejścia przedsiębiorców: – Przedsiębiorcy powinni traktować kontrole ZUS nie jako incydentalne zdarzenie, lecz jako realne ryzyko operacyjne, wymagające wdrożenia procedur zgodności, przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej oraz weryfikacji modeli współpracy z osobami fizycznymi. W przeciwnym razie mogą zostać narażeni nie tylko na obowiązek zapłaty zaległych składek, ale również na istotne konsekwencje finansowe.
Komentarze (0)