Proces wymiany informacji w postaci cyfrowej lub papierowej w wielu firmach staje się coraz bardziej zautomatyzowany i niezależny od czynnika ludzkiego. Jest to możliwe dzięki wprowadzeniu w takich placówkach wewnętrznego lub zewnętrznego obiegu dokumentów, który znacznie usprawnia cały proces. W rezultacie zmienia się czas reakcji związany z dostępem do danych, zmniejsza się koszt obsługi takiego obiegu, a firma działa szybciej i prężniej, co jest widoczne również dla klientów.
Systematyczne działanie systemu
Zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest jego niezachwiana systematyczność. System działa zawsze, bez względu na czynnik ludzki, urlopy pracownicze, obłożenie zmiany, liczbę dostępnych pracowników. Działa też niezależnie od pory dnia i nocy, w niedzielę, święta, dni wolne od pracy, a dostęp do niego jest możliwy zarówno z urządzeń firmowych, jak i prywatnych lub wyłącznie z określonych adresów IP. Słowem – dostęp do elektronicznego obiegu ma każdy, w każdym momencie i z każdego miejsca pod warunkiem, że uzyskał odpowiednie uprawnienia.
Cykliczność obiegu
Wprowadzenie w firmie obiegu dokumentów gwarantuje pełną cykliczność. Oznacza to, że każdy dokument jest przechowywany (cyfrowo) w tych samych warunkach, tak samo opisywany (wedle stałego klucza) i kategoryzowany do odpowiedniego działu. Cały proces przebiega jednakowo dla każdego typu dokumentów, przy czym może się różnić w zależności właśnie od tego typu: inaczej może wyglądać zarządzanie fakturami, inaczej umowami, jeszcze inaczej wnioskami urlopowymi itp. Cykliczny obieg wspomagany jest przez elektroniczne archiwa, które umożliwiają zapisywanie dokumentów w wirtualnej formie, a tym samym likwidację nieefektywnych i kosztownych archiwów papierowych.
Na czym polega obieg?
Warto też dokładnie przypomnieć, czym jest firmowy obieg dokumentów. W skrócie opisać go można jako wymianę informacji oraz danych pomiędzy pracownikami firmy, poszczególnymi placówkami i oddziałami, z zachowaniem obowiązujących zasad wewnętrznych oraz przepisów prawa. Szczególnie ważne są te ostatnie, ponieważ obligują przedsiębiorcę do prawidłowego zabezpieczania procesu obiegu dokumentów. Ochronie podlegają przede wszystkim dane osobowe zarówno klientów konkretnych firm, jak i ich pracowników. Obieg dokumentów musi być więc tak przeprowadzony, aby w czasie całego procesu nikt nieuprawniony nie uzyskał dostępu do tych informacji. Identyczne zasady panują w przypadku elektronicznego archiwum, które coraz częściej można spotkać w dużych firmach i korporacjach. Dostęp zarówno do obiegu dokumentów, jak i do archiwów, staje się więc dodatkowym uprawnieniem dla wybranych pracowników, nie zaś dla wszystkich zainteresowanych.
Optymalizacja procesów w Twojej działalności dzięki firmie Primesoft