Przedsiębiorcy musieli przechowywać akta pracowników przez 50 lat. Urzędnicy wreszcie doszli do wniosku, że to za długo. Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie duże zmiany.
Dokładnie przez pół wieku po ustaniu stosunku pracy przedsiębiorcy musieli trzymać dokument pracownika i jego akta osobowe. Bez znaczenia była wielkość firmy. Od nowego roku wejdą w życie jednak nowe przepisy, zgodnie z którymi dokumentację dotyczącą nowo zatrudnianych osób będzie trzeba przechowywać tylko 10 lat.
- Dla pracowników, którzy zostali zatrudnieni w danej firmie w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko przy spełnieniu dodatkowego warunku. Jest nim przekazanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA - tłumaczy Piotr Olewiński, regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa mazowieckiego.
Nowe regulacje nie będą dotyczyć jednak pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.
Zmieniają się także przepisy dotyczące firm zajmujących się przechowywaniem dokumentów pracowniczych. Od 1 stycznia prowadzenie takiej działalności bez specjalnych uprawnień będą kary do nawet 100 tys. złotych.
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców, który prowadzą marszałkowie województw. Niestety część dokumentacji jest przechowywana przez firmy niewpisane do rejestru, a dodatkowo warunki przechowywania niejednokrotnie odbiegają od standardów jakie obowiązują firmy przechowawcze - mówi Olewiński.
Przedsiębiorcy, którzy do końca roku zgłoszą taką działalność, nie zostaną ukarani, ale jeśli nie zdążą przed 31 grudnia, będą musieli zakończyć działalność.
- Samo zgłoszenie zaś jest proste i zajmuje tylko chwilę. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Dodatkowo wymagany jest także dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Sprawę można załatwić korespondencyjnie - kończy rzecznik.
