5 Najlepszych Narzędzi do Porządkowania Dokumentów
Porządkowanie dokumentów jest kluczowym elementem efektywnego zarządzania informacjami zarówno w firmach, jak i w domowych biurach. W dobie cyfryzacji istnieje wiele narzędzi, które ułatwiają ten proces, pomagając w organizacji, przechowywaniu i szybkim odnajdywaniu potrzebnych plików. Oto pięć najlepszych usług do porządkowania dokumentów, które wyróżniają się funkcjonalnością, łatwością użycia oraz integracją z innymi popularnymi aplikacjami.
1. Dropbox Business
Dropbox Business to zaawansowane narzędzie do zarządzania dokumentami, które zostało stworzone z myślą o małych, dynamicznych grupach roboczych. Umożliwia ono nie tylko przechowywanie i udostępnianie plików, ale również integrację z różnymi aplikacjami, co znacząco ułatwia codzienne operacje biznesowe. Zalety Dropbox Business:
- Bezpieczeństwo. Dropbox Business oferuje zaawansowane funkcje zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych, zarządzanie uprawnieniami użytkowników i możliwość odzyskiwania plików.
- Skalowalność. Narzędzie jest elastyczne i może być łatwo dostosowane do potrzeb rosnącej firmy.
- Integracja. Dropbox Business integruje się z wieloma popularnymi aplikacjami, w tym Microsoft Office, Slack, Zoom, i innymi narzędziami używanymi w codziennej pracy.
Program posiada kilka pakietów dla różnych użytkowników ze względu na ich potrzeby: do użytku osobistego 9,99 USD, dla profesjonalistów 16,58 USD, dla zespołów 15 USD, dla firm 24 USD.
2. PDF Guru
PDF Guru to wszechstronne narzędzie online, które oferuje szeroką gamę funkcji do zarządzania plikami PDF. Zapewnia wygodne i efektywne rozwiązania dla użytkowników potrzebujących edytora PDF online. Funkcje PDF Guru opiszemy poniżej:
- Konwersja — konwerter na PDF umożliwia zamianę różnych formatów plików na PDF, co jest niezwykle przydatne przy standaryzacji dokumentów.
- Edycja — edytor PDF online oferuje funkcję, która pozwala na łatwe modyfikowanie treści dokumentów bez potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania.
- Dzielenie PDF — funkcja dzielenia pozwala na podzielenie dużych plików na mniejsze części, co ułatwia zarządzanie dokumentami.
- Podpisz PDF — narzędzie umożliwia dodawanie prostych podpisów elektronicznych (SES) do dokumentów PDF, co jest niezbędne w procesie zatwierdzania umów i innych formalnych dokumentów.
- Obracanie — PDF Guru pozwala na obracanie stron w plikach PDF, co może być potrzebne przy skanowaniu dokumentów.
- Scalanie PDF — funkcja scalania PDF umożliwia połączenie kilku plików w jeden dokument, co jest idealne przy tworzeniu zbiorczych raportów.
- Usuwanie stron — narzędzie pozwala na usuwanie niepotrzebnych stron z dokumentów PDF, co pomaga w ich optymalizacji.
- Wyodrębnianie stron — Funkcja ta umożliwia wyciąganie poszczególnych stron z dokumentu PDF, co jest przydatne w przypadku pracy z dużymi plikami.
- Kompresowanie PDF — PDF Guru oferuje kompresowanie plików, co zmniejsza ich rozmiar bez utraty jakości, ułatwiając ich przechowywanie i przesyłanie.Co ważne, PDF Guru nie wymaga instalacji oprogramowania, co pozwala na pracę z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Intuicyjny interfejs sprawia, że zamiana na PDF i korzystanie z innych funkcji programu jest proste nawet dla osób bez zaawansowanej wiedzy technicznej.
3. DocuWare
DocuWare to kompleksowe rozwiązanie do cyfrowego zarządzania dokumentami oraz automatyzacji przepływów pracy, skierowane do firm różnych branż i wielkości. Platforma jest dostępna w 16 językach i obsługuje zarówno wdrożenia w chmurze, jak i lokalne, co umożliwia dostosowanie się do różnorodnych potrzeb organizacji na całym świecie. Obecnie DocuWare obsługuje ponad 14 000 klientów w 90 krajach, współpracując z globalną siecią ponad 650 partnerów.DocuWare oferuje szereg funkcji wspierających efektywne zarządzanie dokumentami, takie jak:
- Zarządzanie dokumentami:. Centralne przechowywanie i organizacja dokumentów, co zapewnia łatwy dostęp i szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji.
- Dostęp offline. Możliwość pracy bez połączenia internetowego, co jest istotne w przypadku ograniczonej dostępności sieci.
- Archiwizacja dokumentów. Bezpieczne przechowywanie dokumentów zgodnie z wymaganiami prawnymi i regulacyjnymi.
- Odzyskiwanie plików. Szybkie odzyskiwanie utraconych lub usuniętych plików.
- Indeksowanie dokumentów. Automatyczne indeksowanie umożliwiające szybkie wyszukiwanie na podstawie zawartości dokumentów.
- Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR). Konwersja zeskanowanych dokumentów na edytowalne pliki tekstowe.
- Zarządzanie wersjami. Śledzenie i zarządzanie różnymi wersjami dokumentów.
- Przechowywanie dokumentów. Bezpieczne i efektywne przechowywanie dokumentów, zapewniające dostępność w każdym momencie.
4. Onethread
Onethread to kompleksowy system zarządzania dokumentami zaprojektowany w celu usprawnienia sposobu organizowania, uzyskiwania dostępu i współpracy nad kluczowymi dokumentami. Umożliwia centralizację wszystkich dokumentów, co ułatwia ich przeszukiwanie i zarządzanie. Dzięki integracji z innymi narzędziami i platformami Onethread pozwala na bezproblemową komunikację i współpracę zespołową.Użytkownicy mogą łatwo tworzyć, edytować i współdzielić dokumenty, a także śledzić zmiany i wersje, co zapewnia pełną kontrolę nad procesem pracy. System wspiera również automatyzację procesów, redukując czas poświęcany na rutynowe zadania i minimalizując ryzyko błędów. Dodatkowo program zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych, chroniąc wrażliwe informacje przed nieautoryzowanym dostępem. Onethread oferuje trzy plany cenowe: Basic za darmo, Growth - 3 USD miesięcznie, Scale - 5 USD miesięcznie.
5. Watermarkup
Watermarkup to wygodne narzędzie do szybkiego dodawania znaków wodnych i logotypów do zdjęć. Serwis jest kompatybilny z różnymi systemami operacyjnymi oraz urządzeniami mobilnymi, co oznacza, że można z niej korzystać zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i laptopach, tabletach oraz smartfonach.Dodatkowo Watermarkup oferuje różnorodne opcje personalizacji znaków wodnych, co pozwala użytkownikom dopasować je do swoich potrzeb i estetyki. Jest to więc nie tylko praktyczne narzędzie do ochrony zawartości, ale także sposób na wyróżnienie i branding swoich grafik w prosty i efektywny sposób. Watermarkup kosztuje 49 USD za jednorazową płatność, zapewniając dożywotni dostęp.