Zamknij
REKLAMA

Systematyczność i cykliczność w obiegu dokumentów

11:40, 30.01.2018 | artykuł sponsorowany
Skomentuj

Proces wymiany informacji w postaci cyfrowej lub papierowej w wielu firmach staje się coraz bardziej zautomatyzowany i niezależny od czynnika ludzkiego. Jest to możliwe dzięki wprowadzeniu w takich placówkach wewnętrznego lub zewnętrznego obiegu dokumentów, który znacznie usprawnia cały proces. W rezultacie zmienia się czas reakcji związany z dostępem do danych, zmniejsza się koszt obsługi takiego obiegu, a firma działa szybciej i prężniej, co jest widoczne również dla klientów.

Systematyczne działanie systemu

Zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest jego niezachwiana systematyczność. System działa zawsze, bez względu na czynnik ludzki, urlopy pracownicze, obłożenie zmiany, liczbę dostępnych pracowników. Działa też niezależnie od pory dnia i nocy, w niedzielę, święta, dni wolne od pracy, a dostęp do niego jest możliwy zarówno z urządzeń firmowych, jak i prywatnych lub wyłącznie z określonych adresów IP. Słowem – dostęp do elektronicznego obiegu ma każdy, w każdym momencie i z każdego miejsca pod warunkiem, że uzyskał odpowiednie uprawnienia.
 

Cykliczność obiegu

Wprowadzenie w firmie obiegu dokumentów gwarantuje pełną cykliczność. Oznacza to, że każdy dokument jest przechowywany (cyfrowo) w tych samych warunkach, tak samo opisywany (wedle stałego klucza) i kategoryzowany do odpowiedniego działu. Cały proces przebiega jednakowo dla każdego typu dokumentów, przy czym może się różnić w zależności właśnie od tego typu: inaczej może wyglądać zarządzanie fakturami, inaczej umowami, jeszcze inaczej wnioskami urlopowymi itp. Cykliczny obieg wspomagany jest przez elektroniczne archiwa, które umożliwiają zapisywanie dokumentów w wirtualnej formie, a tym samym likwidację nieefektywnych i kosztownych archiwów papierowych.

Na czym polega obieg?

Warto też dokładnie przypomnieć, czym jest firmowy obieg dokumentów. W skrócie opisać go można jako wymianę informacji oraz danych pomiędzy pracownikami firmy, poszczególnymi placówkami i oddziałami, z zachowaniem obowiązujących zasad wewnętrznych oraz przepisów prawa. Szczególnie ważne są te ostatnie, ponieważ obligują przedsiębiorcę do prawidłowego zabezpieczania procesu obiegu dokumentów. Ochronie podlegają przede wszystkim dane osobowe zarówno klientów konkretnych firm, jak i ich pracowników. Obieg dokumentów musi być więc tak przeprowadzony, aby w czasie całego procesu nikt nieuprawniony nie uzyskał dostępu do tych informacji. Identyczne zasady panują w przypadku elektronicznego archiwum, które coraz częściej można spotkać w dużych firmach i korporacjach. Dostęp zarówno do obiegu dokumentów, jak i do archiwów, staje się więc dodatkowym uprawnieniem dla wybranych pracowników, nie zaś dla wszystkich zainteresowanych.

Optymalizacja procesów w Twojej działalności dzięki firmie Primesoft

 

 

(artykuł sponsorowany)

Komentarze (0)

Brak komentarzy, Twój może być pierwszy.

Dodaj komentarz

REKLAMA

Szanowny Użytkowniku

25 maja 2018 roku zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane jako "RODO", "ORODO", "GDPR" lub "Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych").

Kto będzie administratorem Twoich danych?

Po dniu 25 maja 2018 roku administratorami danych będzie firma Local Media Group, ul. Wojska Polskiego 10a w Kutnie, oraz nasi Zaufani Partnerzy, z którymi stale współpracujemy. Najczęściej ta współpraca ma na celu dostosowywanie reklam, które widzisz na naszej stronie internetowej do Twoich potrzeb i zainteresowań oraz wykonywanie różnych badań mających na celu polepszanie usług internetowych i dostosowywanie ich do potrzeb użytkowników. Szczegółowe informacje dotyczące administratorów znajdują się w polityce prywatności.

Jaki jest cel przetwarzania danych?

Dane osobowe są zbierane w ramach korzystania przez naszych Użytkowników z naszej strony internetowej wraz z funkcjonalnościami na niej udostępnianych ,w tym zapisywanych w plikach cookies, które są instalowane na naszej stronie przez nas oraz naszych Zaufanych Partnerów. Przetwarzamy te dane w celach opisanych w polityce prywatności, między innymi aby: dopasować treści stron i ich tematykę, w tym tematykę ukazujących się tam materiałów do Twoich zainteresowań,zapewnić Ci większe bezpieczeństwo usług, w tym, aby wykryć ewentualne boty, oszustwa czy nadużycia,dokonywać pomiarów, które pozwalają nam udoskonalać nasze usługi i sprawić, że będą maksymalnie odpowiadać Twoim potrzebom,pokazywać Ci reklamy dopasowane do Twoich potrzeb i zainteresowań.

Komu możemy przekazać dane?

Zgodnie z obowiązującym prawem dane mogą zostać przekazywać podmiotom przetwarzającym je na nasze zlecenie, np. dostawcą usług IT, agencjom marketingowym, podwykonawcom naszych usług, Zaufanym Partnerom oraz podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa np. sądom lub organom ścigania, gdy wystąpią z żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną. Informujemy, że na naszej stronie internetowej dane o ruchu użytkowników zbierane są przez naszych Zaufanych Partnerów.

Jak możesz zarządzać swoimi danymi?

Masz między innymi prawo do żądania dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Możesz także wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, zgłosić sprzeciw oraz skorzystać z innych praw wymienionych szczegółowo w polityce prywatności. Tam też znajdziesz informacje jak to zrobić.

Zaznacz przycisk „Zgadzam się” jeśli wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych podanych w formularzu przez Local Media Group, ul. Wojska Polskiego 10a w Kutnie i naszych Zaufanych Partnerów jako administratora danych osobowych, w celach marketingowych, które obejmują także niezbędne działania analityczne i zestawianie w profile marketingowe na podstawie aktywności na stronie internetowej zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa. Wyrażenie zgody jest dobrowolne , masz prawo do dostępu do swoich danych, ich poprawiania, a także wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie, a także o pozostałych kwestiach wynikających z art. 13 RODO, dostępnych w Polityce prywatności..

Zgadzam sięNie teraz
© portalplock.pl | Prawa zastrzeżone